Modification de l'autorisation Google pour la synchronisation Google Contact - Simple CRM

ATTENTION DEPUIS LE 10/02/2014 la méthode de synchronisation a changé. Ce qui est sur cette page n'est plus valable. Merci de consulter la nouvelle explication sur http://logiciel-crm-grc.blogspot.fr/2014/02/modification-de-la-methode-de.html

Pour synchroniser vos contacts Simple CRM avec Outlook, Thunderbird, iPhone et Android, Simple CRM transite via Google Contact.

Information Outlook: http://www.crm-pour-pme.fr/index.php/faq/11984-comment-synchroniser-outlook-avec-simple-crm-

Information Thunderbird: http://www.crm-pour-pme.fr/index.php/faq/11985-comment-synchroniser-thunderbird-avec-simple-crm-

Information iPhone / Android: http://www.crm-pour-pme.fr/index.php/faq/4267-comment-synchroniser-votre-compte-google-contact-et-votre-mobile-iphone-android-avec-notre-logiciel-crm

La procédure de sécurité a été renforcée coté Google.

Il vous faudra donc confirmer l'autorisation de synchronisation.

Préparation

Pré-requis

Pour utiliser la synchronisation Google Contact, il faut disposer d'un compte GMail de type @gmail.com https://accounts.google.com/ServiceLogin?service=mail

Vous devez ensuite aller dans Google Contact et créer un groupe nommé "SimpleCRM".

Sans cela, la synchronisation est impossible.

Si vous utilisez un compte Google Application, merci de vous consultez l'explication suivante: http://logiciel-crm-grc.blogspot.fr/2013/05/mise-jour-de-la-synchronisation-de.html

Bien utiliser la synchronisation

Il est important de respecter certains principes de base pour assurer le bon fonctionnement de la synchronisation.

1) Qualifier au maximum les adresses emails professionnelles et personnelles dans Simple CRM et dans Google Contact

2) Une même adresse email ne doit pas être utilisée avec plusieurs contacts

3) N’utiliser la synchronisation qu’avec un seul compte Google. Le non-respect de cette règle entraînera la création de doublons, dans Simple CRM et dans Google Contact.

Comprendre la synchronisation

A chaque synchronisation, Simple CRM effectue une réplication dans les deux sens.

Si le contact Google a été modifié après le contact Simple CRM, les modifications effectuées sur le contact Google sont reportées dans le contact Simple CRM (voir Annexe 1).

Si le contact Simple CRM a été modifié après le contact Google, les modifications effectuées sur le contact Simple CRM sont reportées dans le contact Google (voir Annexe 2).

La reconnaissance des contacts d’un côté et de l’autre s’effectue par l’adresse email personnelle ou l’adresse email professionnelle. C’est pourquoi il est important de renseigner le plus possible de contacts avec leur adresse email personnelle ou professionelle.

Une même adresse email ne doit pas être utilisée sur plusieurs contacts. Seul le premier contact rencontré avec l’adresse email recherchée sera mis à jour.

1) Sens Simple CRM -> Google Contact

- création de  la liste des contacts Simple CRM créés ou modifiés depuis la dernière synchronisation

- créée ou met à jour les contacts Google concernés

2) Sens Google Contact -> Simple CRM

- récupère la liste des contacts Google créés ou modifiés depuis la dernière synchronisation

- créée ou met à jour les contacts Simple CRM concernés


Configuration


Une fois que vous aurez fait une demande de synchronisation pour la première, celle-ci va être refusée par Google.

Vous allez recevoir un e-mail, dans Gmail ou Google mail application, disant qu'il y a eu une tentative d'intrusion dans votre compte Google.

N'en tenez pas compte.

Allez ensuite dans n'importe quel service Google (recherche, calendrier, contact, etc.)

En haut de page, vous verrez un message en rouge: cliquez sur ce message: "Est-ce vous?"

 
Ensuite, il va vous demandez si c'était bien vous: confirmez que c'est bien vous et cliquez sur CONTINUER à chaque fois que cela sera demandé (3 fois en tout):

Ensuite:

Enfin, un dernier message vous indiquera que vous devez vous reconnecter immédiatement à Simple CRM pour relancer la synchro. Après cette opération, Simple CRM sera autorisé à dialoguer avec votre compte Google et plus aucune demande d'autorisation de ce type ne sera nécessaire.

La première synchronisation avec Google sera longue. Elle peut prendre jusqu'à 10 minutes.

Vous devez impérativement rester sur la page et attendre, sinon vous allez corrompre cette synchronisation et créer des doublons.

Sync now !

Lancement de la synchronisation

Lancez la synchronisation

Remarques :

- seuls les contacts que vous avez modifiés depuis la dernière synchronisation seront concernés

- chaque synchronisation traite 50 contacts à la fois, répétez la synchronisation tant qu’il y a des contacts à synchroniser.

- les modifications envoyées vers Google Contact mettent parfois quelques instants avant d’être affichées

A) Annexes

1) Correspondance des champs dans le sens Simple CRM -> Google Contact

Simple CRM	Google Contact
Contact / Nom	Nom
Contact / Prénom	Prénom
Contact / Tel fixe personnel	Téléphone fixe domicile
Contact / Tel mobile personnel	Mobile perso
Contact / Email personnel	Email domicile
Contact / Adresse complète personnelle	Adresse domicile
Contact-Société / Tel fixe professionnel	Téléphone fixe bureau
Contact-Société / Tel mobile professionnel	Mobile principal
Contact-Société / Emaile professionnel	Email bureau
Société / Nom	Nom société
Société / Fonction	Fonction société

2) Correspondance des champs dans le sens Google Contact -> Simple CRM

Google Contact	Simple CRM
Nom	Contact / Nom
Prénom	Contact / Prénom
Téléphone fixe domicile	Contact / Tel fixe personnel
Mobile perso	Contact / Tel mobile personnel
Email personnel	Contact / Email personnel
Adresse domicile	Contact / Adresse complète personnelle
Téléphone fixe bureau	Contact / Note
Mobile principal	Contact / Note
Email bureau	Contact / Note
Nom société	Contact / Note
Fonction société	Contact / Note

Note : dans le sens Google Contact -> Simple CRM, il n’est pas possible d’identifier de manière sûre une société dans Google Contact. C’est pourquoi les informations professionnelles sont copiées dans le champ Note du contact Simple CRM, et non dans les coordonnées professionnelles du contact.